Was der AI Act für die KI im Rechnungswesen bedeutet

Einsatzmöglichkeiten und Schulungsverpflichtungen

Künstliche Intelligenz (KI) hält in nahezu allen Lebensbereichen der Menschen unaufhaltsam Einzug. Sie wird eingesetzt, um Routinen und Prozesse zu automatisieren, Entscheidungen zu unterstützen und Innovationen voranzutreiben. Primär mit dem Ziel die knappe Ressource „Mensch“ zu entlasten und Entscheidungsgrundlagen zu bieten.

Die Chancen und Risiken im Bereich des Rechnungswesens haben wir ja bereits vor einigen Monaten in einem Blogpost beleuchtet. Seitdem hat sich die Technologie rasant weiterentwickelt, und mit dem Inkrafttreten des AI Act der Europäischen Union im August 2024 ergeben sich nun auch regulatorische Verpflichtungen.

Zur Übersicht hier die derzeit wichtigsten Anwendungen von KI im Rechnungswesen:

Belegverarbeitung
Moderne KI-Lösungen scannen und lesen Belege automatisch aus. Sie extrahieren relevante Informationen wie Datum, Rechnungsbetrag und Firmendaten

Intelligente Buchungsvorschläge
KI-gestützte Software kann basierend auf historischen Daten und Rechnungslegungsvorschriften eigenständig Buchungsvorschläge erarbeiten.

Qualitätskontrolle
KI-Systeme überprüfen Buchungen auf Auffälligkeiten und melden potenzielle Fehler oder Unstimmigkeiten.

Zuordnung von Zahlungen
Bei der Verbuchung von Kundenzahlungen ordnet KI vorhandene Zahlungseingänge automatisch den offenen Rechnungen zu.

Betrugs- und Geldwäscheerkennung
KI-Algorithmen können ungewöhnliche Transaktionen identifizieren und so einen möglichen Betrug oder einen Geldwäscheversuch aufdecken.

Prognosen und Analysen
Durch die Verarbeitung großer Datenmengen erstellt KI präzise Finanzprognosen und liefert wertvolle Erkenntnisse für das Management.

So verlockend diese Automatisierungsmöglichkeiten klingen, so benötigt es doch immer die menschliche Expertise, die für die Programmierung, Überprüfung und Kontrolle der Systeme unerlässlich ist. Daraus lässt sich zwingend schließen, dass sich die Aufgabenverteilung der Mitarbeitenden in Finanzabteilungen, Steuerberatungs- oder Bilanzbuchhaltungskanzleien ändern wird. Um mit den Entwicklungen der KI Schritt halten zu können, benötigt es in den Unternehmen entsprechend geschulte Personen.

Genau hier setzt der AI Act der Europäischen Union an. Er ist am 01.08.2024 in Kraft getreten – mit dem Anspruch, den Einsatz von Künstlicher Intelligenz zu regulieren. Dadurch sollen Vertrauen, Sicherheit und Transparenz gewährleistet werden.

Großer Handlungsbedarf leitet sich aus dem Artikel 4 „KI-Kompetenz“ ab. Dieser lautet im Original:

„Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen, wobei ihre technischen Kenntnisse, ihre Erfahrung, ihre Ausbildung und Schulung und der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, sowie die Personen oder Personengruppen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, zu berücksichtigen sind.“ (Quelle: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32024R1689 )

Aus dieser Vorgabe ergibt sich eine Schulungsverpflichtung für alle Personen, die betrieblich genutzte KI-Systeme verwenden. Der AI Act lässt offen, wie und in welcher Frequenz geschult werden muss. Außerdem gibt es keine Verpflichtung, eine Prüfung nachzuweisen. Nach derzeitigem Stand der Dinge reicht eine Teilnahmebestätigung einer entsprechenden Schulung.

Aufgrund der Komplexität des Themas empfiehlt es sich, bei den Schulungen nicht zu sparsam vorzugehen, denn die Unternehmen können durch gut geschultes Personal viel gewinnen und haben nichts zu verlieren.

Sehen wir uns die Vorteile im Detail an, die sich aus der vermeintlich lästigen Schulungsverpflichtung ergeben:

Qualitätssicherung: durch fundierte Schulungen können Mitarbeitende die Ergebnisse von KI-Systemen besser einschätzen und interpretieren. Das ist besonders wichtig, bei komplexen Geschäftsfällen oder Finanzanalysen, wo menschliches Urteilsvermögen besonders zum Tragen kommt.

Risikomanagement: geschulte Mitarbeitende können potenzielle Risiken oder Fehler in KI-gestützten Rechnungswesenprozessen besser erkennen und auch beheben. Dies vermeidet Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und kann empfindliche Strafen, z. B. als Konsequenz von Fehlbuchungen, verhindern.

Compliance: Durch die Erfüllung der Schulungspflicht können potenzielle Haftungsrisiken, die sich aus dem AI Act ergeben, signifikant minimiert werden.

Alle Maßnahmen im Bereich KI-Schulungen führen zu einem nachhaltigen Kompetenzaufbau, der durch Effizienzsteigerungen und den damit verbundenen Kosteneinsparungen wiederum Auswirkungen auf den Wettbewerbsvorteil hat.

Fazit

Routineaufgaben werden laufend automatisiert werden.
Fachkräfte werden dadurch freigespielt und können sich anspruchsvolleren Themen widmen.
Es braucht top geschulte Spezialisten, die die KI weiterentwickeln und gleichzeitig die Oberhoheit über finale Entscheidungen haben.
Spezifische, bedarfsorientierte Schulungen sind notwendig, aber gleichzeitig eine große Chance sich strategisch weiterzuentwickeln.

Die Grafik wurde inspiriert von Vecteezy

Was der AI Act für die KI im Rechnungswesen bedeutet